Datenschutzerklärung
Creator-Portal koop.trend-box.de · Fassung vom 2026-09-29
1. Verantwortlicher
Trendbox GmbH
Gehringstr. 39, 13088 Berlin
Geschäftsführer: Alexander Bernikas
Amtsgericht Charlottenburg, HRB 183634 B
E-Mail: datenschutz@trend-box.de · Telefon: 030 9173 6900
Eine gesonderte Datenschutzbeauftragte oder einen gesonderten Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt. Anfragen zum Datenschutz richtest du an die oben genannte Adresse.
2. Was wir verarbeiten und warum
Im Creator-Portal verarbeiten wir Daten, die für die Zusammenarbeit mit dir als Creator nötig sind: um dich zu erreichen, dir Produkte zu schicken, deine Kooperation zu steuern, eine Provision abzurechnen und unseren steuerlichen und handelsrechtlichen Pflichten nachzukommen. Im Einzelnen:
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Stammdaten (Name, Handle, Plattform, Kontaktdaten, Betreuung) | Kooperation anbahnen und durchführen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Versandadresse | Produkte zusenden | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Social-Profil-Kennzahlen (Reichweite, Follower, Engagement, veröffentlichte Beiträge) | Kooperation auswählen, steuern und deren Durchführung nachvollziehen | Art. 6 Abs. 1 lit. b, hilfsweise lit. f DSGVO |
| Rabattcode und darüber vermittelte Verkäufe | Provision berechnen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Steuerangaben (Rechnungsanschrift, Steuernummer/USt-IdNr., Kleinunternehmerstatus, Zustimmung zum Gutschriftverfahren) | Rechnungs- bzw. Gutschriftpflichten erfüllen (§ 14 UStG) | Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. § 14 UStG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Bankverbindung (verschlüsselt gespeichert) | Provision auszahlen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Rechnungen, Gutschriften und sonstige Dokumente | gesetzliche Aufbewahrung | Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. § 147 AO, § 14b UStG |
| E-Mail-Kommunikation mit unserem Kooperationspostfach | Anfragen bearbeiten, Kooperation abstimmen | Art. 6 Abs. 1 lit. b, hilfsweise lit. f DSGVO |
| Anmeldung per E-Mail-Code (kein Passwort) | Zugang zum Portal sichern | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Sitzungs-Cookie (technisch, siehe Abschnitt 7) | Anmeldung im Portal aufrechterhalten | § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Anfragehäufigkeit je E-Mail-Adresse und IP-Adresse (Rate-Limit) | Missbrauch der Anmeldung verhindern | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
3. KI-gestützte Verarbeitung
Für zwei Zwecke setzen wir ein Sprachmodell (Anthropic Claude, siehe Abschnitt 5) ein:
- um eingehende E-Mails unseres Kooperationspostfachs vorzusortieren und Antwortentwürfe vorzubereiten (die Mails selbst werden dabei an Anthropic übermittelt; verschickt wird ein Entwurf erst, nachdem ihn ein Mensch aus unserem Team geprüft und freigegeben hat),
- um zu erkennen, ob und wann ein vereinbarter Beitrag veröffentlicht wurde (Auswertung öffentlich zugänglicher Beitragsdaten).
Eine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden: Ob eine Zahlung ausgelöst, ein Zugang gesperrt oder eine Kooperation beendet wird, entscheiden bei uns Mitarbeitende — nicht das Modell.
4. Wer sonst Zugriff bekommt
Innerhalb von Trendbox sehen nur Mitarbeitende deine Daten, die mit der Betreuung von Kooperationen befasst sind. Außerhalb von Trendbox geben wir Daten nur weiter, soweit das für den jeweiligen Zweck nötig ist:
- Versanddienstleister (DHL): Name, Adresse und — seit dem 28.09.2026 — deine E-Mail-Adresse für die Paketankündigung, damit du erfährst, wenn dein Paket in einer Filiale oder Packstation liegt.
- Shopify (Shopify International Ltd., Dublin, Irland): dein Rabattcode und die darüber ausgelösten Verkäufe, zum Abgleich für die Provisionsberechnung.
- Resend (E-Mail-Versand, USA): die E-Mail-Adresse und der Inhalt der Nachrichten, die wir dir aus dem Portal heraus schicken.
- Google (Google Ireland Limited bzw. Google LLC): unser Kooperationspostfach läuft über Gmail, Dokumente (Verträge, Briefings) über Google Drive.
- Anthropic (Anthropic PBC, USA): Inhalte von Postfach-Mails und öffentliche Beitragsdaten zur KI-gestützten Auswertung, siehe Abschnitt 3.
- Slack (Slack Technologies LLC, USA): interne Benachrichtigungen über Kooperationsstatus können deinen Namen bzw. Handle enthalten; das Slack-Workspace ist nur für unser Team zugänglich.
- Hosting: Das Portal läuft auf eigenen Servern bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland), verwaltet über Coolify. Hetzner betreibt die Rechenzentren, in denen die Server stehen (Deutschland/EU); Hetzner selbst ist dabei unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) — kein Zugriff auf Inhalte, nur Hosting der Infrastruktur.
Soweit dabei Daten in die USA gelangen, stützen wir das auf Standardvertragsklauseln bzw. — soweit vorhanden — auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission mit dem jeweiligen Anbieter.
Umgekehrt beziehen wir zu deinem Social-Media-Konto öffentlich zugängliche Profildaten (Profilbild, Follower- und Beitragskennzahlen) über die Instagram-Schnittstelle von Meta und über den Dienstleister HikerAPI — diese erhalten von uns dabei nur die Angabe, welches Konto uns interessiert, nicht deine sonstigen bei uns gespeicherten Daten.
5. Wie lange wir Daten speichern
- Rechnungen, Gutschriften und andere steuerrelevante Unterlagen: 10 Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG).
- Bankverbindung: wird 12 Monate nach der letzten Zahlung automatisch gelöscht. Auf eingereichten Rechnungen steht sie weiterhin — dort gilt die Aufbewahrungsfrist für das Dokument, nicht für das Datenfeld.
- Profil- und Kooperationsdaten: für die Dauer der Zusammenarbeit und darüber hinaus, soweit wir sie zur Abwicklung oder zum Nachweis abgeschlossener Kooperationen brauchen.
- Anmelde-Codes: 10 Minuten. Portal-Sitzungen: bis zu 30 Tage oder bis zur Abmeldung.
6. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f gestützte Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Schreib uns dafür einfach an datenschutz@trend-box.de.
Deine Zustimmung zum Gutschriftverfahren (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG) ist keine Einwilligung im datenschutzrechtlichen Sinn, sondern eine umsatzsteuerliche Vereinbarung. Du kannst ihr jederzeit widersprechen — Einzelheiten dazu stehen in deinem Profil und in den Teilnahmebedingungen des Provisionsprogramms.
Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (Friedrichstr. 219, 10969 Berlin).
7. Cookie und technische Sicherheit
Das Portal setzt genau ein Cookie (tb_portal), das deine Anmeldung aufrechterhält. Es ist technisch notwendig — ohne dieses Cookie funktioniert die Anmeldung nicht — und wird nicht zu Analyse- oder Werbezwecken genutzt. Es ist so gesichert, dass es nur über eine verschlüsselte Verbindung übertragen und nicht per JavaScript ausgelesen werden kann.
8. Hinweis für angefragte Personen, die noch nicht mit uns zusammenarbeiten
Bevor wir jemanden für eine Kooperation anschreiben, sammeln wir öffentlich zugängliche Informationen zu Social-Media-Profilen (z. B. Handle, Name, Plattform, Reichweite, Themenschwerpunkt, öffentlich einsehbare Kontaktangaben wie eine im Profil oder Impressum genannte E-Mail-Adresse). Diese Daten haben wir nicht von der betroffenen Person selbst erhalten, sondern aus öffentlich zugänglichen Quellen (Social-Media-Plattformen, Impressen, Drittanbieter für Profildaten) oder aus Empfehlungen unseres Netzwerks.
Zweck: Auswahl geeigneter Personen für eine mögliche Kooperation und Kontaktaufnahme. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Speicherdauer: bis zu zwei Jahre ab der letzten Aktualisierung bzw. Kontaktaufnahme, wenn keine Kooperation zustande kommt; danach werden die Personendaten entfernt, ein anonymisierter Rest bleibt nur, damit dieselbe Person nicht erneut vorgeschlagen wird. Bei einer Absage kürzer, wenn du das wünschst.
Dir stehen dieselben Rechte wie in Abschnitt 6 beschrieben zu, insbesondere das Recht auf Auskunft und Löschung. Schreib uns dafür an datenschutz@trend-box.de oder antworte auf unsere Anfrage.
Fassung vom 2026-09-29.